Facturación de contratos de alquiler de vehículos
No existe ninguna ley en España que limite la duración de los contratos de alquiler de vehículos de corta duración.
Mybooking permite gestionar contratos de corta y de la larga duración. En la siguiente tabla detallamos los tipos de contratos y su facturación.
| Tipo | Duración | Facturación |
|---|---|---|
| Contrato de corta duración | 1 a 30 días | Una única factura (al inicio o al final del contrato) |
| Contrato de larga duración | Más de 30 días |
|
No existe un marco legal que limite la duración de un contrato de alquiler de vehículos a 30 días. Sin embargo, se considera una práctica común del sector diferenciar los contratos de corta y larga duración tomando ese umbral como referencia operativa.
Contratos con una única factura
Aquellos contratos que se van a facturar con una única factura. Esta factura puede emitirse al iniciar o al finalizar el contrato. Hay unas diferencias entre facturar al inicio y facturar al final.
Facturar al final
Recomendamos facturar un contrato de corta duración al finalizar el mismo para simplificar la operativa en el caso que en el cierre se tengan que cargar suplementos como combustible o km extra.
Es nuestra recomendación para esta tipo de contratos ya que se generará una única factura al finalizar el contrato. Incluirá los servicios contratados y los suplementos con motivo de km extra, combustible, abonos, ...
Ejemplo:
Partimos de un contrato de un grupo A y una silla de bebé.
- Grupo A : 150
- Silla de bebé : 25
En el momento de la devolución se ha de imputar un coste por el combustible y se ha de devolver el ticket del parking:
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
- Combustible: 15,50
- Ticket del parking: -3,50
Se generará una única factura con todos los conceptos.
Facturar al inicio
Se creará una factura en el inicio del contrato con los conceptos contratados. En el momento del cierre del contrato, si hay nuevos conceptos se tendrá que crear una factura rectificativa o una suplementaria.
Ejemplo:
Partimos de un contrato de un grupo A y una silla de bebé.
- Grupo A : 150
- Silla de bebé : 25
Se creará una factura con ambos conceptos y un total de 175. Base 144,63 y cuota 30,37.La factura F120.
En el momento de la devolución se ha de imputar un coste por el combustible y se ha de devolver el ticket del parking:
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
- Combustible: 15,50
- Ticket del parking: -3,50
Tenemos 2 opciones:
- Crear una factura rectificativa por sustitución
Recomendamos resolver este problema con una factura rectificativa por sustitución porque es más limpia porque el cliente se queda con una única factura fiscal válida.
Se creará una factura rectificativa, R80, con todos los conceptos del contrato haciendo referencia a la factura original.
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
- Combustible: 15,50
- Ticket del parking: -3,50
Base corregida: 144,63
Cuota corregida: 30,37
- Facturar los nuevos conceptos
Esta forma de facturar es más compleja porque el cliente terminará con 3 facturas. La factura original, la factura nueva por el combustible y la rectificativa por la devolución.
En este caso, hay 2 nuevos conceptos, el combustible y el ticket del parking.
- Se emite una factura por los conceptos que no estaban en el contrato original como el combustible.
- Se emite una factura rectificativa por diferencias por los conceptos abonados. En este caso la devolución del ticket del parking.
Factura nueva F121
- Combustible: 15,50
Factura rectificativa por diferencia R80 de la factura F120
- Ticket del parking: -3,50
Casos especiales
Facturar la fianza recibida
Las fianzas no forman parte del servicio por lo tanto no se deben facturar.
La fianza no es ingreso. No forma parte del precio del servicio (alquiler). Es una garantía destinada a cubrir posibles daños o impagos. Por lo tanto no se debe facturar con IVA. Lo correcto es emitir un recibo o justificante de cobro, no una factura.
Cancelación de una reserva cobrada total o parcialmente que no se ha facturado
Debes crear una factura de anticipo en el momento de recibir un cobro a cuenta de una reserva.
Por ley debes emitir una factura con los anticipos a cuenta recibidos.
Según el artículo 75.Uno.7º de la Ley del IVA (LIVA):
“El impuesto se devengará en las operaciones que originen pagos anticipados, en el momento del cobro total o parcial del precio, por las cantidades efectivamente percibidas.”
Y el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, art. 2 y 6) dice que:
“Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura por las operaciones que realicen, incluidas las percepciones de anticipos, salvo que se trate de entregas exentas o no sujetas.”
Cancelación de una reserva con un anticipo a cuenta facturado
Partimos de una reserva con un anticipo a cuenta que se ha facturado.
Reserva:
- Grupo A : 150
- Silla de bebé : 25
Hemos cobrado 75€ de anticipo a cuenta y lo hemos facturado
Factura F130:
- Anticipo a cuenta: 75
El cliente cancela reserva y queremos devolverle el anticipo a cuenta.
Reserva:
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
- Devolución anticipo a cuenta: -75€ <= Añadimos una línea con el anticipo a cuenta
Factura rectificativa de la factura F130:
- Anticipo a cuenta: -75
Devolución del importe total del vehículo por avería o cancelación cuando hemos facturado
Partimos del contrato de inicio y hacemos una factura en el momento de la entrega.
Factura F140:
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
El cliente se lleva el vehículo y a la media hora el vehículo se avería. No podemos reponerle otro vehículo así que decidimos devolverle todo el dinero.
Para indicar el abono añadiremos una línea de abono en el contrato por el importe total.
- Grupo A : 150
- Silla de bebé: 25
- Abono total por avería del vehículo: -175
Podemos resolver la situación con una factura rectificativa por sustitución o por diferencias
Factura rectificativa por sustitución:
- Grupo A: 150
- Silla de bebé: 25
- Abono total por avería del vehículo: -175
- Total: 0
Base corregida: 144,63
Cuota corregida: 30,37
Factura rectificativa por diferencia:
- Abono total por avería del vehícluo: -175
- Total: -175