Gestión electrónica
En Mybooking ademas de poder descargar e imprimir los contratos de forma tradicional tenemos la opción de gestionar la reserva / contrato de forma totalmente electrónica.
Para poder usar esta funcionalidad tiene que estar habilitada.
Como sabemos que esta funcionalidad esta habilitada
Al ingresar en una reserva / contrato aparecerá una pestaña [Gestión electrónica] en el menú de la ficha.
En esta vista tenemos todas las acciones que podemos realizar individualmente para gestionar la reserva.
1 - Digitalización de la documentación; documento de identidad, carnet de conducir etc
2 - Firma del contrato y envío al cliente
3 - Verificación durante la entrega y devolución del vehículo y firma de la hoja de entrega / devolución con los posibles daños.
Documentación
Este area permite recoger la documentación del/los cliente/s. Es decir, documentos de identidad, permisos de conducir, de navegación etc.
Tiene tres acciones posibles:
- Copiar enlace para enviarlo por email o WhatsApp al cliente
- Abrir enlace para subir documentación
- Enviar notificación para que el cliente suba la documentación. Se enviará al email del cliente que tendrá que estar informado en la reserva.
El cliente o el empleado que debe recoger esta documentación se encontrará ante esta pantalla.
Aquí podrá subir la documentación realizando una foto o subiendo un fichero.
IMPORTANTE: Una vez se ha subido la imagen o el archivo aparece la vista previa en el recuadro y aparece el botón [Borrar] en lugar del botón [Cámara] y/o [Subir fichero]. Esta es la confirmación de que en el servidor ya esta la imagen disponible y no hay que realizar ninguna otra acción.
Firma del contrato
Este área permite firmar el contrato y enviarlo por email al cliente.
Si el campo para el correo electrónico del cliente esta vacío o es erróneo el cliente no recibirá la notificación. Asimismo, hay que asegurarse que en el sistema de notificaciones tenemos una plantilla para este caso.
Tiene 4 acciones posibles:
- Copiar enlace para enviarlo por email o WhatsApp al cliente
- Abrir enlace para firmar el contrato
- Enviar notificación para que el cliente firme el contrato. Se enviará al email del cliente que tendrá que estar informado en la reserva.
- Editar la firma del contrato
El cliente o el empleado encargado de recoger la firma se encontrara con los siguiente:
1 - Información sobre la reserva y enlace al contrato para su lectura.
2 - Revisión de la documentación, por si no se ha completado antes.
3 - Firma del contrato. Se podrá realizar la firma desde un terminal con un lápiz electrónico o desde la pantalla de un ordenador con el mouse.
Es importante que se guarde la firma clicando sobre el botón [Guardar] antes de pasar al siguiente paso.
4 - Confirmación de firma de contrato
Al volver a la pantalla de gestión electrónica veremos que una vez firmado se actualizará con la fecha y hora de la firma y se podrá descargar o enviar el contrato por correo al cliente. También se podrá eliminar si hay algún error en la firma.
Entrega del vehículo / devolución del vehículo
Otra funcionalidad que tenemos digitalizada es la de la hoja de entrega y devolución del vehículo.
Como podemos ver la acción para la firma aparecerá en un primer momento en la entrega ya que hasta que no se entregue no se puede devolver.
Esta no es posible enviarla porque se debe realizar in situ, el empleado se encontrará con esta pantalla donde podrá firmar la hoja y confirmar la firma.
Esta acción solo tiene sentido cuando se ha configurado una serie de reglas para verificar que realmente esta el material o no es han producido daños.
Una vez firmado sucederá lo mismo que con el contrato, aparecerá fecha y hora. Se podrá descargar, enviar o eliminar.
Lo mismo sucederá con la devolución.