Keyless - Introducción

En este artículo explicamos cómo puedes usar Mybooking con un proveedor Keyless para la entrega y devolución de vehículos no asistida (keyless).

1. Preparación del sistema
2. Registrando reservas keyless
3. Preparar las notificaciones para las entregas y devoluciones keyless.
4. Gestión de la reserva keyless

Preparación del sistema

Existen 2 formas de configurar el sistema para ofrecer productos en modalidad keyless:

• Usando múltiples de tipos tarifas de forma que uno de los tipos de tarifas sea keyless. Estos tipos de tarifas se definirán sólo para aquellas categorías que se ofrecerán en modalidad keyless.
• Usando un único tipo de tarifa definiendo aquellos productos ("grupos") que se ofrecen en modalidad keyless. En este caso, se ha de indicar que el tipo de tarifa es keyless y se han de indicar aquellos productos que se ofrecen en modalidad keyless.

Vamos a implementar el siguiente caso:

• Ofreceremos múltiples tarifas en la web y una de ellas será la tarifa Keyless
• Sólo el grupo B se ofrecerá en la modalidad keyless.

Configuración de los tipos de tarifa

1. Crearemos un nuevo tipo de tarifa. Para eso, ir a Guía de configuración > Tarifas y suplementos y pulsar [Tipos de tarifa]

2. Crearemos un nuevo tipo de tarifa indicando que es keyless

3. Indicaremos que es un tipo de tarifa web para que se pueda escoger esta opción al hacer una reserva online. Sino, siempre se podría crear una reserva keyless desde el programa.

Configuración de los productos (grupos)

Para poder ofrecer un producto en modalidad keyless, se ha de indicar que el producto es keyless. Podemos marcar uno existente como keyless si todos los vehículos del grupo lo van a ser o bien podemos crear un nuevo grupo y mover/crear los vehículos del grupo.

Vamos a mostrar un ejemplo de cómo configurar el grupo A+ para que pueda ofrecerse en la modalidad keyless para el tipo de tarifa Keyless.

1. Accedemos a inventario > productos y editamos el grupo A+

2. Indicamos que el grupo es keyless

3. En el caso que queramos tener un tipo de tarifa específico para keyless, definimos la tarifa para el tipo de tarifa keyless y la creamos si no existe. Si sólo trabajamos con un tipo de tarifa no sería necesario este paso ni el siguiente.

4. Definimos los precios

Configuración de los vehículos

Nos tenemos que asegurar que todos los vehículos del grupo sean keyless y que las matrículas estén definidas en el proveedor de Keyless. Esto es muy importante porque sino, no se podrá realizar correctamente el proceso de asignación de matrículas desde Mybooking.

1. Accedemos a inventario y servicios > Stock y buscamos los vehículos del grupo A+. En este caso, observamos 2 vehículos. Su grupo es keyless pero los vehículos no lo son. Hemos de actualizarlos indicando que son keyless o bien reasignarlos a otros grupo. Vamos a proceder a configurarlos como keyless.

2. Hacemos un click y en la ficha del vehículo indicamos que son keyless.

3. Ahora ya tenemos la flota preparada

Registrando reservas keyless

Si completamos los pasos anteriores tendremos el sistema preparado para empezar a recibir reservas keyless.

1. Abrimos la web y hacemos una búsqueda comprobaremos que el grupo A+ tiene el tipo de tarifa Keyless.

2. Haremos una reserva para el grupo A+ en este tipo de tarifa. Al crear la reserva se notifica al proveedor keyless y obtenemos las Urls para la apertura y el cierre del vehículo.

Preparar las notificaciones para las entregas y devoluciones keyless

Podemos preparar una plantilla de notificaciones, WhatsApp o correo electrónico, para enviar el enlace de apertura al cliente. Podemos programarla para que se envía el día antes de la entrega sólo para reservas keyless.

1. Crearemos la plantilla a partir de otra plantilla existente y la ajustaremos. Vamos a guía de configuración > Notificaciones > Plantillas para emails > [Plantillas]

2. Clonamos la plantilla de reserva confirmada

3. Ajustamos el asunto, publicamos la plantilla y la editamos

4. Modificamos el título del enlace y configuramos la variable {{public_keyless_pickup_url}} para que lo reemplace por la URL de apertura

5. Podemos probar el mensaje desde la lista de mensajes e incluso desde la reserva que acabamos de crear.

Gestión de la reserva keyless

1. Asignación de la matrícula
2. Preparación del vehículo por parte del empleado del rent a car
3. Recogida del vehículo por parte del cliente
4. Devolución del vehículo por parte del cliente
5. Recogida del vehículo por parte del empleado del rentacar

Asignación de la matrícula

El primer paso es notificación al proveedor keyless de la matrícula que asignada a la reserva. Una vez conozcamos la matrícula definitiva que se entregará al cliente, pulsaremos el botón [Asignar vehículo] en la ficha keyless de la reserva.

Una vez asignado, se refleja en el ficha keyless que se ha asignado la matrícula en el proveedor y nos da la opción de desvincularla.

En un primer momento pensamos en hacer que el proceso de asignación fuera automático pero luego fuimos conscientes que hay reservas que se preasignan con meses de antelación y que no tiene sentido hacer esta asignación en este momento. Tiene sentido hacerla el día antes de la entrega mientras preparamos todo.

Preparación del vehículo por parte del Rent a Car.

Una vez el vehículo se deja en la ubicación, se puede ir a la ficha keyless y pulsar el botón [Check-in] para utilizar la herramienta del proveedor para indicar que el vehículo se ha estacionado en el punto de entrega. Cuando se ha completado el proceso, el sistema se comunicará con Mybooking para indicar que el vehículo está a la espera del cliente.

El estado de la reserva keyless cambiará a "waiting_customer" indicando que está a la espera que el cliente pase a recogerla.

Recogida del vehículo por parte del cliente

Una vez el cliente realiza la apertura del vehículo con su móvil y accede al interior, toma las fotos del combustible y de los kms. Confirma el proceso para poder usar el vehículo. En este punto, se registra en Mybooking que el vehículo ya está entregado y se actualiza el combustible y los kms.