Introducción a las reservas y contratos de alquiler
Mybooking gestiona las reservas y las contratos se utilizan de forma indistinta. No existe un documento de reserva y uno de contrato sino que el estado nos permite identificar si está formalizado o no.
Las reservas o contratos son la base del sistema ya que representan la relación entre un cliente y la empresa para ofrecer un servicio en alquiler. En este artículo te presentamos todas las opciones para crear y gestionar tus reservas y contratos.
- Crear una nueva reserva o contrato
- Gestionar las reservas o contratos
- Estados de las reservas y contratos
- Preguntas frecuentes
Crear una nueva reserva o contrato
Puedes crear una reserva o contrato desde diferentes partes del programa:
- Crear una nueva reserva desde el planning
- Crear una nueva reserva desde nueva reserva
- Crear una nueva reserva desde el vehículo o recurso.
Gestionar las reservas o contratos
Puedes llevar a cabo una gestión completa de los contratos
- Actualizar del cliente para poder generar el contrato (en papel o formato electrónico)
- Enviar un enlace para que el cliente pueda rellenarlo por sí mismo.
- Cambiar las fechas o el lugar de entrega y/o devolución
- Cambiar el vehículo o recurso
- Modificar los precios o aplicar un descuento
- Añadir un extra a una reserva o contrato
- Ajustar el importe de los suplementos automáticos
- Registrar un cobro.
- Enviar un enlace para que el cliente realice el pago con su tarjeta de crédito o débito.
- Adjuntar la documentación del cliente
- Enviar un enlace para que el cliente pueda adjuntar su documentación
- Facturar un contrato
- Facturar el cobro de un contrato
- Vincular la reserva con un comisionista
Estados
Una reserva o contrato puede pasar por los siguientes estados a través de su ciclo de vida.
| Estado | Descripción |
| Pendiente de confirmar | Representa una solicitud o petición de un cliente que nos interesa tener registrada en el sistema para controlar la disponibilidad del inventario. |
| Confirmado | Indica que la reserva está en firme. Las reservas pendientes de confirmar se confirman automáticamente cuando se recibe un cobro. |
| En curso | Significa que se ha entregado el bien o el servicio al cliente. Permite tener controlados los bienes o servicios que están siendo usados por el cliente. Podríamos entender que una vez entregado el servicio se ha formalizado el contrato |
| Finalizado | Representa el cierre del contrato. Se ha finalizado el período de prestación de servicio y éste vuelve a estar disponible para otro cliente. |
| Cancelada | Indica que la reserva se ha cancelado a petición del cliente. |
Recomendamos gestionar todos los estados por los que pasa una reserva o contrato ya que nos permite controlar aquellos que finalmente se formalizaron y se finalizaron. De todas formas, tenemos clientes que sólo trabajan con reservas pendientes de confirmar y confirmadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo saber el empleado que ha realizado la reserva?
Sí, se registra tanto el usuario que ha realizado la reserva como todas las acciones realizadas sobre la misma. En este artículo te explicamos la información de la auditoría de un contrato.
- ¿Cómo puedo crear un presupuesto?
No puedes un documento de presupuesto como tal pero puedes crear una nueva reserva y generar un PDF de presupuesto para enviarlo al cliente.
- ¿Puedo registrar una reserva del pasado?
Sí, puedes crear una reserva con fecha anterior a la actual si quieres tenerla registrada en la plataforma.
- ¿El cliente recibe un mensaje cuando realiza una reserva por la web?
Puedes configurar Mybooking para que el sistema envíe automáticamente un mensaje al cliente cuando este realiza la reserva online.
- ¿Puedo guardar la tarjeta del cliente para poder pasar un cobro en un futuro por una multa o daños?
Mybooking no es PCI-Compliant, lo que quiere decir que no podemos almacenar los datos de la tarjeta de crédito. Nuestra recomendación es usar la tokenización de tarjetas del TPV Online o bien del TPV PC como Stripe Terminal.
- ¿Puedo hacer una devolución de un importe cobrado por el TPV online?
Si has recibido un cobro a cuenta de una reserva a través del TPV Online de tu página web puedes hacer la devolución directamente desde Mybooking si tienes la extensión "Devolución cobros TPV"
- ¿Se puede gestionar automáticamente el cálculo del coste del combustible?
Sí, se puede configurar el programa para calcular automáticamente el coste del relleno de combustible creando el suplemento por la diferencia entre el combustible de la entrega y de la devolución.